（一社）群馬労働基準協会連合会における個人情報保護に関する実施要綱
第一章 総則
第１ 目的
この実施要綱は、(一社)群馬労働基準協会連合会(以下、連合会という)の保有する、「生存する個人の情報であって、特定の個人を識別できるもの。（以下、個人情報という）」について、個人情報取扱事業者（以下、事業者という）の義務を全うするため、個人情報の保護管理体制を確立し、プライバシーの保護を含めた個人の権利・利益の保護に万全を期すこととし、以って、社会的な信頼性を高め、事業の発展に資することを目的とする。
第２ 基本方針
- 事業者の義務を適正に遵守のため、個人情報の保護管理体制を確立し、個人情報保護総括管理者及び個人情報保護担当者を置く。
- 法令逐条の具体策を明示し、対外的な明確化、職員啓発研修に努める。
- 本人からの開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去及び第三者への提供停止の請求に対し、適正かつ迅速対応に努める。
- 本人からの苦情申告に対し適正かつ迅速対応に努める。
- 行政当局からの指導・監督及び主務大臣からの報告の徴収・助言・勧告又は命令に対しては、厳粛に受け止め、適正かつ迅速に処理する。
第３ 総括管理者・保護体制
- 当連合会における個人情報保護総括管理者(以下、総括管理者という。）は、事務局長とし、個人情報保護一切について総括する。又、個人情報保護担当者は業務第一課長とし、総括管理者を補佐し個人情報の保護について所掌する。
- 個人情報の適正な保護管理のため、総務・経理部、業務第一部及び業務第二部の各部の長は、個人情報の保管責任者とし、所管する部の個人情報に関する文書及び個人情報データベースのパスワード管理並びにパソコン・ＦＤ・ＣＤ等についての施錠管理を行う。また、当該部所属の職員は副保管責任者とし、部の長を補佐し個人情報の保護にあたる。
第二章 個人情報の保護・管理
第４ 利用目的の特定・制限（法15条、16条関係）
- 個人情報は、収集目的を明確にし、その利用目的をできる限り特定する。また、利用目的が明らかと思われる場合でも、文書に利用目的を積極的に明示する。
- 出席者名簿等は、必要最低限の情報とし、出席者（受講者）又は講師、受付係等のみ利用とし、「取扱注意」を明記の上、回収を原則とする。
- 個人情報は、特定された利用目的範囲を超えて取り扱わない。必要により利用目的範囲を超えて利用する場合には、総括管理者の承認を得たあと、速やかに、本人の同意を得又は公表する。
第５ 適正な取得・利用目的の通知等（法17条、18条関係）
- 個人情報は、偽りその他不正手段による取得をしてはならない。
- 個人情報を本人から直接書面で取得する場合には、あらかじめ利用目的を明示する。本人以外から取得した場合には、総括管理者の承認を得たあと、速やかに、利用目的を本人へ通知又は公表する。
第６ データ内容の正確性の確保（法19条関係）
個人データの内容は、利用目的に必要な範囲について、正確性・最新性を確保する。
第７ 安全管理措置、連合会職員・委託先の監督（法20条～22条関係）
- 取扱う個人データの漏えい・滅失・き損の防止のため、次の措置をとる。
・個人情報に係る文書庫及びパスワード管理・パソコン機器保管庫の施錠管理を行う。
・不要となった個人情報は、速やかにシュレッダー裁断などを行い廃棄処分する。 - 個人情報は、委託先及び当連合会職員に対し、次の措置をとる。
・委託先に対しては、個人情報の流出防止措置に係る業務委託契約を締結する。
・当連合会職員は、適正にアクセス管理など個人情報の保護意識を徹底する。 - また、個人情報の持出し防止及び外部不正アクセス防御策（ウイルス等対策）を行う。
第８ 第三者提供の制限（法23条関係）
- 個人情報は、あらかじめ本人の同意なしで第三者への提供はしないこと。
・二次利用又は第三者への提供が予定される場合には、その旨を必ず明記し、あらかじめ、本人同意の欄を設け、事前に確認を行う。 - 本人の求めにより、第三者への提供を停止することが出来ること。
- 委託・合併・共同利用の場合には、事前に総括管理者の承認を得ること。
- 富士通株式会社に対し、技能講習修了者の帳簿又は帳簿の写しの引渡し又は提供する場合、法第23条第1項の規定により、本人の同意は不要である。
第９ 公表等・開示・訂正等・利用停止等（法24条～27条関係）
- 問い合わせ窓口は、業務第一課とする。
- 本人からの開示・訂正等・利用停止等の請求に対しては、別紙、様式１により受付し、原則、受付日より１５日以内に、総括管理者の承認を得たあと書面を交付し、遅滞なく本人へ理由を説明する。
- 請求者本人又は代理人確認に当たっては、運転免許証、本人からの委任理由書（委任状）、身分証明書（社員証）、住民票、戸籍謄本、健康保険証、共済組合員証、年金手帳、印鑑証明、各種免状・免許証・許可証（写真有り）及び郵便請求理由書などの提示を求め、原則として、複数の書面を以って確認し、真実と判断される場合のみ請求を受理する。
- 開示等に当たっては、個人データ保有の有無を説明し、具体的内容は15日以内に書面にて開示する旨説明する。
- 開示等の書面を郵送希望の場合は、返信用封筒（宛名、８０円切手貼付）の提出を求める。
- 開示等請求に対し、一件につき手数料５００円（消費税を含む。）を徴収する。
ただし、再交付・書替に伴う開示請求については、一件につき手数料３００円（消費税を含む、中央労働災害防止協会と同額）を徴収する。
第１０ 苦情の処理（法31条関係）
- 問い合わせ窓口は、業務第一課とする。
- 本人からの苦情申告に対しては、別紙、様式２により受付し、総括管理者の承認を得たあと書面を交付し、理由を説明すること。
- 当連合会において処理不適当な事案については、群馬県総務局県民センター（県庁２Ｆ）情報公開グループ（ＴＥＬ 027-226-2270 ＦＡＸ 027-223-2944）あて回送する。
（当情報公開グループは、Ｈ16.6.30 個人情報保護法説明会の窓口担当）
第１１ 報告義務・罰則
- 本実施要綱に違反する事実、又は、違反するおそれがあることを発見した者は、その旨を総括管理者に報告すること。
- 総括管理者は、前項による報告内容を調査し、違反の事実が判明した場合には、遅滞なく関係部所に適切な処置を行うよう指示すること。
- 本要綱に違反した職員は、就業規則の定めるところにより懲戒に処するものとする。
- 総括管理者は、個人情報の漏えいを把握した場合には、当局（群馬労働局）あて、その事実の一切を報告すること。
第三章 雑則
第１２ 運用措置・見直し
- 総括管理者は、適正な個人情報の保護・管理を図るため、本実施要綱の施行に関する必要事項について、当連合会長の承認を得て、「個人情報保護の実施に関する細部要領」を定めるなど、当連合会の実態を踏まえ実施運用を行うものとする。
- 総括管理者は、当連合会の業務環境などに照らし、適切な個人情報の保護を維持するため、必要に応じて、本実施要綱の改廃を含む見直しを行うものとする。
附則
この要綱は、平成１７年４月１日から施行する。
| ■個人情報保護(体制図) |  |
|---|---|
| ■個人情報保護(開示等請求様式1) | |
| ■個人情報保護(苦情) | |
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